Gestion De Oficios De La Direccion

INTRODUCCION

Una de las actividades más importantes dentro de la ESIME UC es la gestión de la información, en especifico los oficios que se manejan dentro de la Dirección. En ocasiones los oficios no tienen su fin en la dirección y necesitan distribuirse en otras áreas de la escuela, y estas deben de responder al documento en tiempo y forma, por esta razón es compleja la gestión de estos documentos. Ante esta situación se pretende desarrollar un sistema que sea capaz de gestionar estratégicamente algunas funciones que hasta ahora le competen al personal. Este sistema tendrá registrado datos puntuales para el control adecuado de cada uno de los documentos que lleguen a la dirección, tendrá un registro de los turnados, acuses y respuestas de las áreas controlando el tiempo límite de respuesta. Este sistema aumentará la eficiencia y permitirá al personal ocuparse de otras cosas y solo revisar el sistema para conocer que documentos hay pendientes.

OBJETIVO

Hacer un sistema que gestione los oficios (turnados, acuses, numero, etc.) que lleguen a la dirección aumentando la eficiencia del recurso encargado de esta labor.

ANTECEDENTES

El procedimiento actual es el siguiente:

DiagramaFlujo.JPEG

PROPUESTA DE IMPLEMENTACION

La solución propuesta es un sistema con las siguientes características:

  • Una base de datos que contenga todos los datos del bloque 2 del diagrama anterior.
  • Dar seguimiento a la información si es necesario, dándole un grado de importancia al documento; si es para esta semana tendrá un grado de importancia alto, si es dentro de 1 mes, su grado de importancia será bajo.
  • Tendrá acciones como:
    • Registrar documento(s)
    • Modificar documento(s) (las fechas y horarios no podrán modificarse, solo en casos extremos y esto será autorizado por el administrador del sistema).
    • Eliminar registro(s) de documento(s)
    • Consultar registro(s) de documento(s)

Cabe mencionar que este sistema no almacenara el documento solo la información referente al mismo.

REQUERIMIENTOS DE SISTEMA

REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE

  • JAVA
  • APACHE TOMCAT
  • MySQL

REQUERIMIENTOS DE HARDWARE

Supongamos que tenemos 100 oficios diarios:

Tiempo de vida del oficio Peso (Kb)
10 50 100 200
1 mes 30Gb 150Gb 300Gb 600Gb
2 meses 60Gb 300Gb 600Gb 1Tb

Esto nos dice que si nuestros datos en la base de datos pesan 10Kb y su tiempo de vida es un mes, necesitaríamos 30Gb en el sistema, esto es muy poco, además que 100 oficios diarios es una cifra muy alta (el tiempo de vida y cantidad de oficios por día se definirán con él cliente).

ENTREGABLES

Se entregara únicamente el sistema listo para instalarse en las maquinas que lo requieren, este sistema contiene:

  • Documentación para el manejo de la herramienta.
  • Una interfaz amigable para el acceso y manejo de la base de datos.
  • Un control de entrada al sistema únicamente para usuarios clasificados.
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