Archivo Historico

REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA: "ARCHIVO HISTORICO"

INTRODUCCION

El presente documento tiene como finalidad dar a conocer las ventajas que ofrece la migración de la base de datos de excel y microissis al nuevo sistema. Que permitirá no solo una gran cantidad de mejoras, si no que también añadira nuevas características que hacen a la base de datos mas accesible.

OBJETIVO

Elaborar un sistema capaz de almacenar, editar, y consultar los datos de los alumnos de generaciones anteriores de la ESIME unidad Culhuacán

SOLICITANTE

La Escuela Superior de Ingeniería Mecánica y Eléctrica Unidad Culhuacán, por el departamento de Control Escolar, el cual contiene y controla el registro de cada uno de los alumnos.

ANTECEDENTES

El Departamento de Archivo Histórico en la ESIME CULHUACAN es el encargado de almacenar de manera física la documentación de todos los alumnos que estudian y que estudiaron a lo largo de la vida de esta Institución, como son acta de nacimiento, boletas, certificados, comprobantes. El organizar tantos documentos se convirtió en una tarea muy difícil y debido a esta problemática se realizaron convenios con algunas instituciones que realizaron un sistema llamado MICROISSIS que permitía tener este control atravez de una base de datos, esta permitía hacer algunas tareas como son almacenar los datos generales de cada alumno y el numero de caja que le correspondía, donde lo mas relevante era que atravez de ella podíamos buscar de acuerdo a un nombre o a un numero de boleta un numero de caja donde se tiene almacenados los documentos de los alumnos.
Este sistema ayudo mucho a el personal para el control, pero la institución encargada de el sistema ya no le dio un seguimiento asi el personal quedo sin esa herramienta, y tuvo que buscar otras alternativas. Hoy en dia este departamento cuenta con tablas en Exel donde que le permite hacer la función necesarias para llevar ese control. Estos documentos son almacenados dentro de un espacio especial, con las condiciones adecuadas para el cuidado del papel. El expediente de cada alumno esta relacionado con diversas areas dentro de la escuela como lo es Control Escolar y Servicio Social.

PROPUESTA DE IMPLEMENTACION

Migrar las bases de datos EXEL y MICROISSIS al nuevo sistema.

Almacenar los siguientes datos:
Nombre
Apellidos
Numero de Boleta
Generación
Caja del expediente
Fechas Externas
Observaciones

Consultar los datos del alumno por medio de una busqueda utilizando los siguientes filtros:

Numero de boleta
Nombre
Apellidos
Generacion
El resultado de la busqueda seran los mismos campos que fueron capturados, nombre, apellidos, numero de boleta, etc. estos pueden variar dependiendo del nivel que se le asigne a cada usuario

Editar algunos datos en dado caso que hayan sido mal capturados.

La consulta se podra hacer por internet y la informacion se visualizara dependiendo de los privilegios que tenga el usuario.

El capturista podra guardar imagenes con el fin de que no se manipules los documentos de la caja y podamos tener a la mano una copia digital de cualquier documento que se requiera.

REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

REQUERIMIENTOS SOFTWARE

Para elaborar el sistema requerimos instalar en el servidor lo siguiente:

ApacheTomcat

MySQL

REQUERIMIENTOS HARDWARE

Con el propocito de guardar las imagenes de los documentos de las cajas y tomando en cuenta que cada imagen tiene una capacidad de 200kB, si el alumno tiene una documentacion de 10 imagenes por un calculo de 100 mil alumnos otraves de la historia del la Esime nesecitamos un disco duro de 200GB aproccimadamente para poder almacenar todas la imagenes

ENTREGABLES

Migracion de los archivos excel y archivos microissis al nuevo sistema, crear un sistema el cual tendra la capacidad de almacenar, modificar, y visualizar la siguiente informacion:

Nombre
Apelllidos
Numero de Boleta
Generacion
Caja del expediente
Fechas Externas
Observaciones
Documentos escaneados.

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